Trilha 3: Cultura de gestão

Ter uma equipe qualificada com rotinas e estratégias definidas é a base de um mandato de sucesso, por isso essa Trilha foi pensada para apresentar tudo que um(a) parlamentar de primeira viagem precisa saber para desenhar o seu time e estabelecer um fluxo de trabalho efetivo!
3.1 As 2 dicas de ouro para selecionar a equipe certa para seu gabinete
3.2 Planejando objetivos e metas em um gabinete parlamentar
3.3 Como construir uma cultura saudável e produtiva em um gabinete
3.4 Usando a tecnologia para potencializar o trabalho do mandato
3.5 Unificando gabinete local e central de forma estratégica
3.1

As 2 dicas de ouro para selecionar a equipe certa para seu gabinete

Parlamentares de primeira viagem costumam ficar sob enorme pressão para contratar uma equipe o mais rápido possível, e frequentemente tentam completar essa equipe nos meses entre o resultado das eleições e a posse na casa legislativa. O desafio é tanto em escolher as pessoas certas, mas também em desenhar o time e as funções. Nesta seção, vamos te ajudar a pensar em como desenhar seu time com segurança.

Primeiro é importante que você conheça quais as principais funções exercidas por uma equipe de assessoria parlamentar. Em geral, os gabinetes são compostos por 4 áreas:

Gerenciar atividades cotidianas e elaborar controles e registros.

Cargos possíveis: chefia de gabinete, assessor de agenda

Acompanhar as comissões, elaborar PLs, etc.

Cargos possíveis: assessor jurídico, assessor de políticas públicas

Responsável pela relação com a população, dedicando grande parte de seu tempo para ida a campo.

Cargos possíveis: assessor de relacionamento, assessor de ouvidoria, assessor de mobilização

Comunicação (responsáveis pela divulgação da imagem e ações do mandato.

Cargos possíveis: assessor de imprensa, designer gráfico

A Câmara dos Deputados define três atribuições para os cargos de secretário parlamentar: assessor parlamentar, auxiliar parlamentar e assistente parlamentar. Ainda que cada um destes cargos tenha sua descrição e especificações, como pode ser consultado aqui, estas atribuições são apenas delimitações gerais, e os gabinetes costumam ter cargos com nomes informais, alocados dentro destes três papéis, que variam de acordo com a metodologia e escolhas de cada parlamentar, como chefe de gabinete, assessor de imprensa, motorista, etc. 

Portanto, para além das funções e atividades do gabinete, é importante sempre alinhar os cargos com os cargos formais da casa legislativa – cujas descrições e características podem ser encontradas no site da Casa.

Recomendamos que sejam priorizadas, neste início, contratações que garantem as funções básicas do gabinete, e que também permitam uma remodelação das atividades no decorrer do mandato, por exemplo a contratação da pessoa chefe de gabinete, que poderá auxiliar em todas as demais definições.

Agora vamos as 2 dicas que você não pode ignorar para selecionar sua equipe de gabinete.

Desenhe uma equipe que completará você

Um(a) parlamentar eleito(a) possui diversas tarefas para exercer, como discursar em plenária, propor e discutir projetos de leis… Assim, dentre as várias habilidades que o(a) parlamentar deve ter, julgamos que é a essencial é saber do que é bom e não precisa de ajuda da sua equipe. Ou seja, saber quais são seus pontos fortes e fracos, para conseguir compor uma equipe que o complete. Por exemplo:

Se você é um parlamentar que gosta de se relacionar com a população ou outros atores, você precisará ter na sua equipe profissionais técnicos e que conheçam políticas públicas, para que suas propostas tenham além de representação popular, embasamento teórico.
Se você é um parlamentar técnico, que gosta de estudar propostas mas tem dificuldade em articular com outros atores, você vai precisar ter na sua equipe bons articuladores e comunicadores, para que suas propostas saiam do papel.

Selecione profissionais capacitados e alinhados ao mandato 

Seja contratando para o mandato a equipe de trabalhou na campanha ou profissionais recrutados em seleções públicas, é importante que garantir que esses profissionais: 

  • Tenham capacidade técnica para exercer sua função 
  • Estejam alinhados ideologicamente com as propostas do mandato

Uma forma de encontrar bons profissionais para seu gabinete é acessando o Banco de Aceleradores da Legisla Brasil. Ele conta com mais de 900 profissionais de todo o Brasil, prontos para atuarem com você no Legislativo. É uma ferramenta gratuita e com indicações de profissionais em até 7 dias. 

Outra opção interessante para selecionar os profissionais ideias para o seu mandato é abrindo um processo seletivo público. 

Uma outra forma de usar os recursos de contratação de pessoal de forma estratégica é formar um gabinete compartilhado com outros membros de bancada que foram eleitos com você. A ideia já é comum na política brasileira, em 2019, três congressistas de primeira viagem criaram um gabinete compartilhado reconhecendo que parte das competências necessárias eram comum a diferentes gabinetes e criaram, conjuntamente, uma estrutura que economiza recursos, soma esforços e também permite estratégias conjuntas para parlamentares. Na prática, cada gabinete tinha uma estrutura particular que exercia algumas atividades, e outras ficavam sob responsabilidade do gabinete compartilhado, fomentando as ações dos três parlamentares. Confira aqui diversos materiais sobre essa inovação legislativa, inclusive um guia sobre como implementar um gabinete compartilhado.

Além de capacidade, seu gabinete deve ser diverso! 

As casas legislativas, enquanto órgãos representativos, têm o papel de representar as demandas e necessidades de diversos setores da sociedade. Sabemos que a quantidade de homens negros, mulheres brancas e mulheres negras nos cargos eletivos é muito desproporcional a distribuição da sociedade, o que vem motivando algumas medidas, ainda incipientes, de cotas e outras regras para que os partidos garantam uma proporcionalidade maior de mulheres e negros candidatos.

E, para além da diversidade dos próprios cargos eletivos, é fundamental que haja diversidade dentro das equipes dos gabinetes. Um homem negro heterossexual, por exemplo, pode aprender muito caso tenham pessoas em sua equipe que tragam um olhar sobre mulheres, sobre a não-heterossexualidade, sobre pautas indígenas, etc. E ainda que seja importante ter em mente que há diferentes formas de representação – e fazer parte de um grupo minoritário não necessariamente indique que a pessoa deva ou queira trabalhar com pautas identitárias deste grupo – uma composição diversa só tem a acrescentar para o gabinete e para o mandato, e deveria ser priorizado.

Importante: quando falamos de diversidade, há diversas formas a se considerar, em aspectos como: raça, gênero, orientação sexual, faixa etária, condição socioeconômica, e pessoas com deficiência.

Como tornar o seu gabinete mais diverso e inclusivo?
Diagnóstico: se você já tem alguns membros na sua equipe, pare para analisar se a composição está inclusiva, diversa, se aproxima-se tanto aos aspectos de diversidade da população como aos temas que o gabinete considera prioritários.
Contratação: priorize candidaturas de pessoas que agreguem em quesitos de diversidade ao gabinete. Sabemos que há inúmeras barreiras e fatores estruturais que implicam as desigualdades no mercado de trabalho, e uma medida para combater isso é prestar mais atenção nos processos seletivos, fazendo-os com intenção.
Gestão de pessoas: não basta trazer pessoas novas se não há um cuidado e uma estrutura para mantê-las. Por exemplo: não há como contratar uma pessoa cega, sem ter uma estrutura que permita que ela desempenhe as atividades, e que o restante do time saiba comunicar-se de maneira a não excluir essa pessoa.
3.2

Planejando objetivos e metas em um gabinete parlamentar

Ter uma boa equipe contratada é meio caminho andado para ter um mandato de sucesso, porém somado a isso é importante desenhar um plano de ação factível e de curto prazo, para que os profissionais contratados consigam entregar um trabalho de qualidade e alinhado ao legado que o mandato quer deixar na política. 

O planejamento de um gabinete é o processo de estabelecer um conjunto coerente – mas também flexível – de metas e prioridades gerais, que alimentam e acompanham o propósito do(a) parlamentar e da equipe. Dizemos que este planejamento é também flexível porque permite redirecionamentos, alterações de prioridades e mudanças nas estratégias adotadas, de acordo com as próprias mudanças que ocorrem por circunstâncias internas e externas. E o planejamento estratégico também auxilia nas tomadas de decisão frente a situações inéditas, que forçam uma reação política. O plano envolve tanto aquilo que se espera realizar, como também o que se deve evitar.

Para parlamentares de primeira viagem, os benefícios do planejamento estratégico são ainda mais evidentes, porque auxiliam a guiar o gabinete desde os primeiros meses em decisões importantes como: quais comissões fazer parte, quais questões legislativas devem receber atenção prioritária, quanto tempo empenhar em cada frente do gabinete, como montar a estrutura do gabinete, etc.

Ter uma boa equipe contratada é meio caminho andado para ter um mandato de sucesso, porém somado a isso é importante desenhar um plano de ação factível e de curto prazo, para que os profissionais contratados consigam entregar um trabalho de qualidade e alinhado ao legado que o mandato quer deixar na política. 

O planejamento de um gabinete é o processo de estabelecer um conjunto coerente – mas também flexível – de metas e prioridades gerais, que alimentam e acompanham o propósito do(a) parlamentar e da equipe. Dizemos que este planejamento é também flexível porque permite redirecionamentos, alterações de prioridades e mudanças nas estratégias adotadas, de acordo com as próprias mudanças que ocorrem por circunstâncias internas e externas. E o planejamento estratégico também auxilia nas tomadas de decisão frente a situações inéditas, que forçam uma reação política. O plano envolve tanto aquilo que se espera realizar, como também o que se deve evitar.

Para parlamentares de primeira viagem, os benefícios do planejamento estratégico são ainda mais evidentes, porque auxiliam a guiar o gabinete desde os primeiros meses em decisões importantes como: quais comissões fazer parte, quais questões legislativas devem receber atenção prioritária, quanto tempo empenhar em cada frente do gabinete, como montar a estrutura do gabinete, etc.

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3.1 As 2 dicas de ouro para selecionar a equipe certa para seu gabinete
3.3 Como construir uma cultura saudável e produtiva em um gabinete
3.4 Usando a tecnologia para potencializar o trabalho do mandato
3.5 Unificando gabinete local e central de forma estratégica
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Defina a missão do seu mandato

Para isso, retome o que foi planejado durante a campanha e comunicado para os então eleitores. Também avalie se o que você quer entregar é de fato o que a população quer/precisa que você entregue. Ter clareza sobre o legado que o mandato quer deixar na política e qual papel que o(a) parlamentar deseja desempenhar no órgão legislativo, contribui para fazer escolhas importantes de atuação para a equipe do gabinete. Pensar no que o seu mandato se propõe a fazer e para que ele existe é o foco aqui. No fundo, estamos falando da missão do seu mandato. Saiba que deve promover ação e ser inspiradora, assim, contribuirá para que haja engajamento de seus assessores e deixará todos olhando para a mesma direção.

Aqui, é importante ter em mente que um planejamento eficiente parte de um bom diagnóstico da situação e das formas de ação.

  • Quais são de fato as necessidades territoriais?
  • Qual a melhor forma para solucioná-la?
  • O que está ao alcance do Poder Legislativo?
  • O que está ao alcance deste gabinete, neste mandato?
Estabeleça um objetivo para cada ano do mandato

Tendo a missão geral desenhada, o próximo passo é destrinchá-la em objetivos para cada ano do mandato, e ir alocando atividades e prioridades para cada período. Você pode começar com uma divisão por ano, definindo aquilo que é importante para o primeiro ano do mandato, e depois sucessivamente para os próximos. 

Idealmente construa a estratégia em colaboração com a sua equipe. Mais cérebros à disposição farão com que seu planejamento seja mais robusto. Este momento é um bom alinhamento sobre as expectativas do parlamentar com a equipe e com os resultados do mandato em si. Além disso, quando constroem o planejamento do mandato, a equipe tem mais autonomia e proatividade para executá-lo. 

Aqui vão mais algumas dicas para fazer um encontro participativo de maneira eficiente:

  • O/a parlamentar não deve dominar o tempo de fala. É importante que a chefia de gabinete ajude a orientar o processo, para que todos se sintam confortáveis em contribuir.
  • Dar um tempo para cada membro se preparar. É importante que todos os envolvidos saibam qual a metodologia que será utilizada para a construção do planejamento estratégico, e que tenham um tempo para pensar em atividades e debatê-las com o restante da equipe.
  • Fazer a sessão o mais participativa possível. E que tal ir além da equipe, e envolver a população no planejamento estratégico do gabinete? Os cidadãos podem entrar tanto como atores consultados no momento do diagnóstico, como decisores que vão definir quais as prioridades dentre as atividades do gabinete. Questionários, encontros participativos, votações em redes sociais – há diversas formas de pensar a participação da população no planejamento estratégico e em outras atividades do gabinete.
Desenhe metas trimestrais

Agora com o objetivo do ano em mãos, crie metas trimestrais para que esse objetivo seja alcançado gradativamente ao longo do ano. 

Viu como é possível ter um plano de ação estratégico mesmo em um ambiente dinâmico como o legislativo? 

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Baixe aqui um modelo com os passos que vimos para implementar planejamento estratégico no seu mandato!

3.3

Como construir uma cultura saudável e produtiva em um gabinete

Sendo o trabalho parlamentar passível de muita pressão e estresse para os funcionários devido aos temas que são discutidos e a imprevisibilidade das tarefas, como construir uma cultura que seja saudável e ao mesmo passo produtiva dentro de um gabinete?

Uma pesquisa feita pela empresa SurveyMonkey, que oferece uma plataforma para questionários online, identificou que quanto mais satisfeitos os funcionários estão com o seu ambiente de trabalho, mais produtivos eles são. Portanto, podemos pensar em uma relação entre estes dois termos – saudável e produtiva. Uma cultura organizacional saudável é aquela que valoriza os funcionários, que cria um ambiente agradável para o desenvolvimento pessoal das pessoas e também das atividades, e que resolve conflitos de maneira ética e colaborativa.

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3.1 As 2 dicas de ouro para selecionar a equipe certa para seu gabinete
3.2 Planejando objetivos e metas em um gabinete parlamentar
3.4 Usando a tecnologia para potencializar o trabalho do mandato
3.5 Unificando gabinete local e central de forma estratégica

Quando falamos em uma cultura organizacional produtiva, é importante ter em mente: o que se entende por produtividade? Se medirmos produtividade a partir do desempenho e entrega de determinadas atividades, é importante que o planejamento das tarefas do gabinete esteja atrelado à capacidade de entrega. 

Aproveitando o gancho, diversos aspectos mencionados neste guia também impactam a cultura organizacional, deixando-a mais saudável e produtiva, como a gestão das tarefas, gestão de pessoas, construção de um ambiente diverso e inclusivo, dentre outras. Ou seja, uma aplicação integral das sugestões aqui mencionadas pode alavancar o trabalho do mandato.

Além disso, para que a cultura organizacional seja bem implementada, ela precisa ser construída colaborativamente, mas também ser mantida colaborativamente. Como cuidar dessa cultura organizacional?

  1. Valorizar os feedbacks. São ferramentas importantes para compreender como os funcionários estão se sentindo, e como a cultura organizacional do gabinete está se manifestando na prática. A partir dos feedbacks é possível repensar os rituais e o planejamento do mandato.
  2. Aplicar a transparência. A transparência em relação às atividades do gabinete é fundamental para que todos mantenham-se motivados e compreendam o sentido das atividades que exercem.
  3. Promover a integração. Incentive a integração entre os colaboradores, para que construam um senso de coletividade. Isso impacta na qualidade das entregas, mas também torna o ambiente de trabalho mais humanizado e acolhedor. 
  4. Respeitar a individualidade de cada funcionário. Aqui, queremos relembrar que as pessoas têm estilos de trabalho, e também de socialização, diferentes. Portanto, a cultura organizacional deve buscar compreender as diferenças de cada pessoa, e proporcionar um ambiente que seja saudável a todas.

Sendo o trabalho parlamentar passível de muita pressão e estresse para os funcionários devido aos temas que são discutidos e a imprevisibilidade das tarefas, como construir uma cultura que seja saudável e ao mesmo passo produtiva dentro de um gabinete?

Uma pesquisa feita pela empresa SurveyMonkey, que oferece uma plataforma para questionários online, identificou que quanto mais satisfeitos os funcionários estão com o seu ambiente de trabalho, mais produtivos eles são. Portanto, podemos pensar em uma relação entre estes dois termos – saudável e produtiva. Uma cultura organizacional saudável é aquela que valoriza os funcionários, que cria um ambiente agradável para o desenvolvimento pessoal das pessoas e também das atividades, e que resolve conflitos de maneira ética e colaborativa.

Quando falamos em uma cultura organizacional produtiva, é importante ter em mente: o que se entende por produtividade? Se medirmos produtividade a partir do desempenho e entrega de determinadas atividades, é importante que o planejamento das tarefas do gabinete esteja atrelado à capacidade de entrega. 

Aproveitando o gancho, diversos aspectos mencionados neste guia também impactam a cultura organizacional, deixando-a mais saudável e produtiva, como a gestão das tarefas, gestão de pessoas, construção de um ambiente diverso e inclusivo, dentre outras. Ou seja, uma aplicação integral das sugestões aqui mencionadas pode alavancar o trabalho do mandato.

Além disso, para que a cultura organizacional seja bem implementada, ela precisa ser construída colaborativamente (nós sugerimos uma metodologia para isso na seção 1.4), mas também ser mantida colaborativamente. Como cuidar dessa cultura organizacional?

  1. Valorizar os feedbacks. São ferramentas importantes para compreender como os funcionários estão se sentindo, e como a cultura organizacional do gabinete está se manifestando na prática. A partir dos feedbacks é possível repensar os rituais e o planejamento do mandato.
  2. Aplicar a transparência. A transparência em relação às atividades do gabinete é fundamental para que todos mantenham-se motivados e compreendam o sentido das atividades que exercem.
  3. Promover a integração. Incentive a integração entre os colaboradores, para que construam um senso de coletividade. Isso impacta na qualidade das entregas, mas também torna o ambiente de trabalho mais humanizado e acolhedor. 
  4. Respeitar a individualidade de cada funcionário. Aqui, queremos relembrar que as pessoas têm estilos de trabalho, e também de socialização, diferentes. Portanto, a cultura organizacional deve buscar compreender as diferenças de cada pessoa, e proporcionar um ambiente que seja saudável a todas.
Como priorizar e gerir tarefas?

Você ou alguém da sua equipe provavelmente já utilizou ferramentas para gerir tarefas. Asana, Trello, Notion são alguns dos exemplos de plataformas que auxiliam na gestão das tarefas da equipe – e, por que não, também na gestão das pessoas. Se vocês ainda não usam uma ferramenta única dentro da equipe, talvez seja a hora de priorizar esta tarefa de organização. Escolha alguém da equipe para pesquisar as diferentes ferramentas e analisar qual mais se encaixa nas necessidades do gabinete, e então imprima a utilização desta facilitadora no dia-a-dia das tarefas. Elas são úteis para:

Melhorar a eficiência na execução das tarefas;
Visualizar e acompanhar todas as tarefas da equipe;
Avaliar o desempenho do gabinete de acordo com o que foi desenhado no planejamento estratégico;
Aumentar a transparência interna, para que todos os membros do gabinete saibam o que está acontecendo em cada área;
Garantir o registro das atividades, tanto como forma de aprendizagem para a equipe como também para facilitar a introdução de novos membros ao gabinete;

É importante ter em mente que não é possível realizar todas as tarefas de uma vez, e é necessário priorizar aquelas que deverão ser feitas primeiro. Quando falamos de um gabinete parlamentar, há tarefas que chegam de repente e com prioridade máxima, porque tratam de temas impactados por circunstâncias políticas e externas, e outras que com o tempo acabam perdendo a necessidade. Por isso, é importante fazer constantemente uma análise das tarefas da equipe a fim de garantir que os esforços estão concentrados naquilo que é mais prioritário. Além de alinhar as atividades com o planejamento estratégico, recomendamos a utilização de uma técnica simples, a Matriz de Eisenhower.

Imagem Matriz Trilha 3

Conforme a imagem mostra, a ferramenta é dividida em quatro quadrantes. Quando uma atividade é tanto importante quanto urgente, ela deve ser feita de maneira prioritária, pelo impacto que tem no trabalho do gabinete. Quando a tarefa é urgente, mas não é importante, a matriz recomenda que ela seja delegada a outra pessoa – porque precisa ser feita por alguém, pela urgência, mas às vezes não configura algo que demande muita energia, e pode ser feito por pessoas que estejam com menos atividades prioritárias. 

Quando a tarefa é importante, mas não urgente, recomenda-se fazer um planejamento de quando ela será executada – e isso é fundamental, para que ela não seja constantemente deixada de lado, por conta de atividades urgentes que chegam no caminho. Por fim, aquelas atividades que não são urgentes e nem importantes podem ser eliminadas ou ficar guardadas na despensa, e serem realizadas quando não houver nada prioritário na frente, ou quando outras circunstâncias transformarem o seu status em urgente ou importante.

E como definir o que é urgente e o que é importante? Este tipo de classificação deve ter em mente: (i) o planejamento estratégico do gabinete; (ii) onde se quer chegar; (iii) o que é importante para os cidadãos; (iv) o contexto político, social e econômico em que a atividade se insere.

Outro aspecto importante que pode ajudar na gestão de tarefas é o conhecimento acumulado a partir das experiências anteriores. A partir da identificação sobre tarefas recorrentes, é possível melhorar processos para que elas sejam feitas mais facilmente, seja automatizando a tarefa ou alterando seu fluxo. 

Por fim, é fundamental ter em mente que muitas tarefas da atividade parlamentar não poderão ser planejadas com antecedência. Tratamos disso quando falamos da matriz para priorizar a importância e a urgência, mas isso impacta também na alocação do tempo da equipe: é recomendável deixar sempre um tempo disponível para a gestão destas atividades que chegam de uma hora para outra.

Como aplicar SCRUM no dia-a-dia do seu mandato?

A estrutura do setor público costuma ser mais engessada do que estruturas de empresas privadas, sobretudo porque há uma série de regras e cuidados elaborados para evitar prejuízos ou desvios de funcionalidade. Por um lado, isso garante segurança tanto para o cidadão quanto para o parlamentar, mas por outro lado torna difícil a implementação de inovações, sobretudo a experimentação, metodologia que vem sendo aplicada nas empresas de tecnologia, dentre outras. 

Ainda assim, os métodos ágeis apresentam técnicas que podem ser utilizadas no setor público, seja na gestão interna de algumas atividades, ou na elaboração de projetos e programas. Há diversas abordagens de metodologia ágil que podem ser adaptadas ao setor público conferindo inovação, segurança, espaço para experimentação e, claro, agilidade.

O Scrum é uma destas abordagens. Ele é baseado em três pilares:

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Transparência: todos os aspectos do desenvolvimento do projeto devem estar visíveis para toda a equipe. Para que seja compreensível para todos, é necessário estabelecer uma linguagem comum de termos e conceitos para o registro do projeto. Por exemplo, o status do projeto deve seguir a mesma categorização para todos os membros da equipe (ex.: backlog, em desenvolvimento, concluído).
Inspeção: os membros da equipe devem frequentemente avaliar o andamento de cada projeto, com o fim de identificar problemas e obstáculos.
Adaptação: identificação daquilo que tem que ser ajustado no ciclo de desenvolvimento do produto, e implementação destas adaptações antes do próximo ciclo.

Outra abordagem, de aplicação simples, é o Kanban. Trata-se de um sistema de gestão visual para controle de tarefas e fluxos de trabalho através da utilização de colunas e cartões. Usualmente, dividem-se as tarefas de acordo com o status de andamento de sua realização, e a disponibilização visual permite que todos tenham conhecimento sobre o grau de desenvolvimento das atividades, e também uma gestão adequada para que nenhum membro da equipe esteja sobrecarregado. 

Caso o gabinete tenha interesse de implementar métodos ágeis na gestão e visualização dos processos, sugerimos que sejam realizados os seguintes passos:

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Estabeleça uma reunião de abertura da semana: 1 hora com todos reunidos para definir e priorizar quais tarefas serão realizadas na semana. Essas atividades devem estar atreladas às metas do trimestre, que foram estabelecidas no planejamento estratégico
Faça um check diária com a equipe: 15 minutos, todos em pé, dizendo rapidamente qual serão suas atividades do dia, se vão ou não precisar de ajuda de outras pessoas do time para realizar.
Estabeleça uma reunião de fechamento da semana: 1 hora com todos reunidos para contar as atividades que foram bem sucedidas e também as que não foram, com objetivo de lidar com desafios em conjunto.
Como fazer a gestão da sua equipe de gabinete?

Frequentemente as casas legislativas são ambientes com um nível de entrega muito alto, o que pode gerar estresse e pressão nos funcionários. Para que isso seja minimizado, é imprescindível que haja uma boa gestão de pessoas dentro do time – para além de debates estruturais sobre reformas administrativas em casas legislativas.

Côrtes e Meneses (2019) analisaram a gestão estratégica de pessoas (GEP) no Legislativo Federal, e encontraram alguns desafios em sua implementação. A GEP é a que alia princípios da gestão de pessoas aos objetivos estratégicos da organização, o que faz muito sentido no contexto do poder legislativo. Portanto, diante destes desafios já colocados pelo ambiente institucional de um gabinete parlamentar, a gestão do time pode e deve ser priorizada pela equipe, tendo em mente que isso impacta em maior satisfação dos funcionários, menor rotatividade, maior qualidade nas entregas. 

Uma das formas para a gestão de pessoas é o sistema de gestão de desempenho, e suas características podem ser aplicadas em gabinetes parlamentares, independente da escolha pelo método de gestão de pessoas. Trata-se de um processo anual e contínuo para melhorar, constantemente, o desempenho da equipe. Suas premissas são: clareza de propósito, ou seja, cada membro do gabinete deve entender o que se espera de seu trabalho; desenvolvimento, ou seja, o progresso dos funcionários deve ser monitorado ao longo do período e ajustado para atingir as metas do gabinete; clareza sobre as responsabilidades, ou seja, cada tarefa deve ter uma pessoa responsável e esta deve ter conhecimento sobre isso; e reconhecimento, por diferentes métodos, para que os funcionários que atendam ou superem as suas expectativas sejam valorizados.

Ao longo deste material, demos diversas recomendações que contribuem para uma gestão adequada de times: investir na cultura organizacional, ter clareza sobre objetivos, fazer planejamentos de forma participativa, criar e manter uma cultura de feedbacks, investir em gabinetes diversos e inclusivos, etc. Mas por onde começar essa gestão de pessoas?

  1. Elencar uma pessoa ou equipe responsável pela gestão de pessoas.
  2. Pesquisa sobre métodos de gestão de pessoas e definição dos rituais e técnicas que melhor se aplicam ao gabinete. Definir:

a) Modelo e frequência dos feedbacks;

b) Possibilidades de desenvolvimento profissional atrelado a um plano de desenvolvimento individual (veja aqui como aplicar);

c) Ferramentas de monitoramento da gestão de pessoas;

d) Periodicidade para avaliação de satisfação dos funcionários do gabinete

  1. Apresentação destes rituais e técnicas para toda a equipe do gabinete.
  2. Monitoramento e acompanhamento das técnicas escolhidas.
3.4

Usando a tecnologia para potencializar o trabalho do mandato

A tecnologia desempenha um papel extremamente importante no apoio ao funcionamento eficaz dos gabinetes parlamentares. Em diferentes níveis, a tecnologia vem sendo cada vez mais utilizada para as operações legislativas, e também para a garantia de segurança das atividades. Ao mesmo tempo, as Tecnologias da Informação e da Comunicação (TICs) estabeleceram novas formas de comunicação e conexão entre parlamentares e cidadãos, através de e-mail, sites, redes sociais e outros mecanismos. Internamente, a tecnologia também cumpre um papel essencial para a gestão das atividades do gabinete.

Navegue pelo ÍNDICE:
3.1 As 2 dicas de ouro para selecionar a equipe certa para seu gabinete
3.2 Planejando objetivos e metas em um gabinete parlamentar
3.3 Como construir uma cultura saudável e produtiva em um gabinete
3.5 Unificando gabinete local e central de forma estratégica

O primeiro passo na gestão tecnológica é o mapeamento da estrutura existente no gabinete. Quais computadores estão à disposição, quais softwares, as possibilidades e limitações de cada equipamento, etc. O segundo passo é a identificação das necessidades para as atividades essenciais do gabinete, e a checagem se os equipamentos estão aptos a exercer todas essas demandas para então realizar as alterações e compras necessárias.

Garantidas as necessidades básicas, que tal pensar na tecnologia como ferramenta para potencializar o trabalho do mandato? Quais são as atividades que poderiam ser aprimoradas com o uso da tecnologia, e quais tecnologias existentes poderiam alavancar ou expandir os trabalhos do mandato? Algumas dicas que podem te ajudar na hora de:

Garantir transparência para todos os membros do gabinete:

  • Plataformas de gerenciamento de tarefas (Trello, Asana, Notion, etc)
  • Ferramentas de automatização de tarefas (Zapier, Zoho, etc)
  • Sistemas de armazenamento de dados na nuvem (Google Drive, Microsoft, etc)
  • Ferramentas de comunicação interna (Slack, Discord, Twist, etc)

Ter uma boa comunicação externa ou orientação nas tomadas de decisões:

  • Ferramentas de comunicação com a população (redes sociais, whatsApp do mandato, etc)
  • Ferramentas de visualização e análise de dados para orientar decisões do gabinete (Power BI, Google Planilhas, Google Data Studio, etc)

Mas lembre-se: para um bom uso da tecnologia, são necessárias pessoas que compreendem o seu funcionamento. É fundamental treinar a equipe para utilizar estas tecnologias, ou então contratar pessoas que tenham habilidades técnicas para operar essas ferramentas.

Algumas iniciativas para ficar de olho:

LabHacker: laboratório de inovação cidadã da Câmara dos Deputados, que atua em três temas: transparência, participação e cidadania. 

Interlegis: programa do Senado Federal, que desenvolve e disponibiliza, gratuitamente, produtos tecnológicos para câmaras municipais e assembleias legislativas que ajudam na modernização, segurança dos dados e transparência dos trabalhos legislativos e administrativos.

Por fim, cabem algumas ponderações sobre os riscos oferecidos pelas tecnologias, que devem ser considerados pelos parlamentares.

A tecnologia desempenha um papel extremamente importante no apoio ao funcionamento eficaz dos gabinetes parlamentares. Em diferentes níveis, a tecnologia vem sendo cada vez mais utilizada para as operações legislativas, e também para a garantia de segurança das atividades. Ao mesmo tempo, as Tecnologias da Informação e da Comunicação (TICs) estabeleceram novas formas de comunicação e conexão entre parlamentares e cidadãos, através de e-mail, sites, redes sociais e outros mecanismos. Internamente, a tecnologia também cumpre um papel essencial para a gestão das atividades do gabinete.

O primeiro passo na gestão tecnológica é o mapeamento da estrutura existente no gabinete. Quais computadores estão à disposição, quais softwares, as possibilidades e limitações de cada equipamento, etc. O segundo passo é a identificação das necessidades para as atividades essenciais do gabinete, e a checagem se os equipamentos estão aptos a exercer todas essas demandas para então realizar as alterações e compras necessárias.

  • Garantidas as necessidades básicas, que tal pensar na tecnologia como ferramenta para potencializar o trabalho do mandato? Quais são as atividades que poderiam ser aprimoradas com o uso da tecnologia, e quais tecnologias existentes poderiam alavancar ou expandir os trabalhos do mandato? Algumas dicas que podem te ajudar na hora de:

Garantir transparência para todos os membros do gabinete:

  • Plataformas de gerenciamento de tarefas (Trello, Asana, Notion, etc)
  • Ferramentas de automatização de tarefas (Zapier, Zoho, etc)
  • Sistemas de armazenamento de dados na nuvem (Google Drive, Microsoft, etc)
  • Ferramentas de comunicação interna (Slack, Discord, Twist, etc)

Ter uma boa comunicação externa ou orientação nas tomadas de decisões:

  • Ferramentas de comunicação com a população (redes sociais, whatsApp do mandato, etc)
  • Ferramentas de visualização e análise de dados para orientar decisões do gabinete (Power BI, Google Planilhas, Google Data Studio, etc)

Mas lembre-se: para um bom uso da tecnologia, são necessárias pessoas que compreendem o seu funcionamento. É fundamental treinar a equipe para utilizar estas tecnologias, ou então contratar pessoas que tenham habilidades técnicas para operar essas ferramentas.

Algumas iniciativas para ficar de olho:

LabHacker: laboratório de inovação cidadã da Câmara dos Deputados, que atua em três temas: transparência, participação e cidadania. 

Interlegis: programa do Senado Federal, que desenvolve e disponibiliza, gratuitamente, produtos tecnológicos para câmaras municipais e assembleias legislativas que ajudam na modernização, segurança dos dados e transparência dos trabalhos legislativos e administrativos.

Por fim, cabem algumas ponderações sobre os riscos oferecidos pelas tecnologias, que devem ser considerados pelos parlamentares.

Segurança dos dados. Sempre que trabalhamos com ferramentas da web, mesmo as mais seguras como Google e Microsoft, corremos o risco de sermos hackeados e ter as nossas informações particulares expostas na internet. Por isso, é muito importante que tenhamos senhas fortes nos e-mails e nas redes sociais, por exemplo. Duas dicas de segurança: mudar a senha dessas ferramentas com frequência e não salvar senhas de outras plataformas na sua ferramenta de gestão de tarefas.
Exclusão digital. Ao utilizar mecanismos tecnológicos para comunicação com os cidadãos e engajamento, é fundamental compreender que ainda há, no Brasil, fatores que não permitem que todas as pessoas tenham acesso a estes canais, seja pela ausência de dispositivo, pela não-familiaridade com as ferramentas ou por outras razões. Portanto, é importante pensar em formas que garantam que nenhum cidadão seja excluído do processo, como sempre legendar os seus vídeos que vão para as redes sociais ou usar uma linguagem simples que consiga transmitir a mensagem principal do seu mandato.
3.5

Unificando gabinete local e central de forma estratégica

Todo parlamentar tem direito a um gabinete na casa legislativa, que é definido e estruturado de acordo com as regras de cada Casa. Além disso, é possível escolher ter também um gabinete local, em seu estado ou cidade, onde fica sua base e contato direto com os eleitores.

Na Câmara dos Deputados, por exemplo, os parlamentares podem contratar pessoas que irão trabalhar em Brasília ou no estado de projeção do(a) parlamentar. Quanto ao espaço, também se aplica isso, com a possibilidade de criação de um escritório no local de representação da pessoa parlamentar – que entra como um gasto de manutenção de escritórios de apoio à atividade parlamentar. Essa mesma lógica se estende aos deputados estaduais, e também a vereadores que tenham base territorial, e as regras se diferem em cada casa legislativa.

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3.1 As 2 dicas de ouro para selecionar a equipe certa para seu gabinete
3.2 Planejando objetivos e metas em um gabinete parlamentar
3.3 Como construir uma cultura saudável e produtiva em um gabinete
3.4 Usando a tecnologia para potencializar o trabalho do mandato

Ter um escritório local ou territorial é uma ótima maneira de aproximar o gabinete da população, tanto para compreender melhor as demandas como também para prestação de contas e para que o público se sinta próximo de seus representantes. As iniciativas legislativas realizadas no gabinete central, a casa legislativa, devem ser apoiadas por eventos e ações no gabinete local, o território do(a) parlamentar. Da mesma forma, a equipe central pode apoiar as iniciativas das equipes locais.

Os benefícios são evidentes. Mas o grande desafio é coordenar os dois escritórios, tanto em termos de atividades quanto de recursos. Se não houver uma coordenação única, cada equipe pode seguir sua própria agenda e isso pode ser, além de ineficiente, uma potencial causa para tensões e conflitos.

Se você já trabalhou de maneira remota – como aconteceu com muita gente durante a pandemia – é possível que você já tenha preferência com algumas ferramentas para trabalhar bem com pessoas que estão distantes fisicamente. Conforme boa parte das atividades parlamentares, a chave para a coordenação destes dois (ou mais!) escritórios também está em compreender bem os objetivos do mandato, e coordenar o planejamento das atividades a partir disso.

Todo parlamentar tem direito a um gabinete na casa legislativa, que é definido e estruturado de acordo com as regras de cada Casa. Além disso, é possível escolher ter também um gabinete local, em seu estado ou cidade, onde fica sua base e contato direto com os eleitores.

Na Câmara dos Deputados, por exemplo, os parlamentares podem contratar pessoas que irão trabalhar em Brasília ou no estado de projeção do(a) parlamentar. Quanto ao espaço, também se aplica isso, com a possibilidade de criação de um escritório no local de representação da pessoa parlamentar – que entra como um gasto de manutenção de escritórios de apoio à atividade parlamentar. Essa mesma lógica se estende aos deputados estaduais, e também a vereadores que tenham base territorial, e as regras se diferem em cada casa legislativa.

Ter um escritório local ou territorial é uma ótima maneira de aproximar o gabinete da população, tanto para compreender melhor as demandas como também para prestação de contas e para que o público se sinta próximo de seus representantes. As iniciativas legislativas realizadas no gabinete central, a casa legislativa, devem ser apoiadas por eventos e ações no gabinete local, o território do(a) parlamentar. Da mesma forma, a equipe central pode apoiar as iniciativas das equipes locais.

Os benefícios são evidentes. Mas o grande desafio é coordenar os dois escritórios, tanto em termos de atividades quanto de recursos. Se não houver uma coordenação única, cada equipe pode seguir sua própria agenda e isso pode ser, além de ineficiente, uma potencial causa para tensões e conflitos.

Se você já trabalhou de maneira remota – como aconteceu com muita gente durante a pandemia – é possível que você já tenha preferência com algumas ferramentas para trabalhar bem com pessoas que estão distantes fisicamente. Conforme boa parte das atividades parlamentares, a chave para a coordenação destes dois (ou mais!) escritórios também está em compreender bem os objetivos do mandato, e coordenar o planejamento das atividades a partir disso.

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Compreender os objetivos do mandato
Considerar a atuação local e central na construção do planejamento estratégico e na incorporação de novas atividades durante o mandato
Criar e manter uma agenda coordenada
Delimitar bem as responsabilidades e atividades de cada equipe
Estabelecer um ritual de reuniões entre os dois núcleos, a fim de alinhar o que está sendo feito por cada parte

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